Présentation de Clarisse

Clarisse a pour principale fonction de centraliser l'intégralité des documents d'une entreprise dans un espace de stockage unique. Grâce à son moteur de recherche extrêmement performant il devient très simple de retrouver les courriers émis ou reçus, les E-Mails, les fax, les documents bureautiques, les plans, etc. quelque soit l'utilisateur qui les a déposé dans le système.

Clarisse n’est pas qu’une simple Gestion Electronique des Documents (GED) ; c’est aussi une solution informatique novatrice, structurante et performante qui permet un travail collaboratif tout en sécurisant les données. Cette solution se compose d’une multitude de fonctionnalités simples d’accès qui nécessitent peu de formation et qui permettent d’apporter davantage d’efficacité dans le traitement des tâches quotidiennes. Cette solution est accessible à tous les collaborateurs quel que soit leur niveau en informatique. De plus, Clarisse intègre des processus qualité ce qui la rend très utile dans les structures certifiées ou désireuses de le devenir.

Ils en parlent !

31/05/2016 - Les travaux sur la version 3 sont en cours - sortie prévue : janvier 2017

01/04/2016 - Nouveau partenariat signé avec la société Optim-RH

13/02/2016 - La DRRT reconnait le travail R&D du projet Clarisse

10/12/2015 - Grâce à Clarisse, l'équipe d'ACCECIA remporte le trophée Recherche & Innovation

Les dix principaux points forts de Clarisse

  • Simplicité d’utilisation
  • Sécurité des données
  • Reconnaissance de caractères (OCR) avec recherche « full text »
  • Outil de travail collaboratif
  • Gestion des mails (MS Outlook)
  • Traçabilité des actions des utilisateurs
  • Simplicité de configuration et de déploiement
  • Connexion à l’Active Directory Microsoft
  • Intégration dans le système d’exploitation Microsoft Windows
  • Tarif avantageux

L'historique

C'est dans le cadre d’un partenariat avec le groupe ALLEZ et Cie que la SARL ACCECIA a initié le projet Clarisse. Durant sa conception, nous avons profité d’un partenariat avec une consultant qualité pour introduire dans Clarisse des processus qualité. Au-delà de l’aspect technique et de la qualité, nous nous sommes fortement investis dans la réalisation des interfaces de manière à rendre ce logiciel convivial et accessible au plus grand nombre.

Une première année d'études et développement aura été nécessaire avant que la version 1 de la GED Clarisse ne voit le jour. Une fois déployée au sein du groupe ALLEZ et Cie, cette première version fut testée par d'autres clients de la SARL ACCECIA. Une deuxième année d'optimisations aura été nécessaire pour produire la version 2. Cette dernière version, mise à jour régulièrement, sera prochainement remplacée par une nouvelle version. Clarisse est aujourd'hui un logiciel abouti qui gère des dizaines de milliers de documents dans les structures dans lesquelles elle a été déployée.

Tutoriel vidéo Clarisse GED
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Déploiement de la GED Clarisse

Déployer une Gestion Electronique des Documents nécessite, pour les sociétés de type PME et Grands Comptes, un accompagnement personnalisé. En ce qui concerne Clarisse, cet accompagnement est réalisé par nous-même ou par l'un de nos partenaires. Par visioconférence, il est également possible de former un collaborateur de votre structure qui deviendra le référent GED et qui sera en charge du déploiement. Quel que soit l'accompagnement, le déploiement doit se faire en quatre phases :

  • Dans une première phase il faut identifier les documents traités par l’entreprise ainsi que les flux de circulation de l’information. Cette première analyse permet de définir une structure organisationnelle de classement et d’y appliquer la gestion des droits.
  • Dans la deuxième phase, après validation de cette structure organisationnelle par les dirigeants de l’entreprise, la GED est techniquement déployée.
  • Dans la troisième phase il faut former le personnel à l’utilisation de Clarisse. Durant cette formation, qui doit se faire service par service, il faut également expliquer les bonnes pratiques à mettre en œuvre autour d’un tel outil.
  • Dans la dernière phase, deux ou trois semaines après la formation, il est nécessaire d'intervenir à nouveau dans l’entreprise afin de répondre aux dernières questions des utilisateurs.

Dans les entreprises de grande taille il sera nécessaire de former des référents GED qui mettront en pratique la méthode de déploiement décrite ci-dessus.

Fonctionne sous Windows XP, Vista, Seven, 8, 8.1 et Windows 10 - Mise à jour du 24/08/2016

Clarisse 2 (v2.33.8003)

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Les « classeurs de référence » : un ingénieux système pour paramétrer Clarisse

Organiser ses documents avec Clarisse se fait très facilement grâce à une gestion par « Classeurs ». Chaque Classeur est composé d’un ou plusieurs intercalaires qui sont appelés « Sections ». En plus d’assurer une fonction de classement, les sections définissent les droits d’accès aux documents. Ainsi, les documents héritent naturellement des droits de la section à laquelle ils appartiennent.

Dans Clarisse, chacun des classeurs créé par les utilisateurs est obligatoirement issu (ou hérité) de l’un des « Classeurs de référence ». Ces « Classeurs de référence » sont des modèles que l’administrateur aura paramétrés (sections, droits, caractéristiques, etc.). Avec Clarisse, chaque modification apportée à un Classeur de référence sera répercutée sur tous les classeurs qui auront été générés depuis ce modèle.

Cette gestion permet de structurer et d’harmoniser le classement de vos documents. Elle permet également de simplifier l’administration puisque l’administrateur travaille uniquement sur les classeurs de référence.

Fonctionnalités
Système
Productivité
Sécurité
    • Fonctionnalités

      Version 1

      Version 2

      OCR sur documents de type « images »

      Oui

      Oui

      Recherche full text sur le contenu des documents numériques

      Oui

      Oui*

      Recherche full text sur le contenu des documents de type « images »

      Oui

      Oui*

      Recherche full text sur le descriptif des documents

      Oui

      Oui

      Recherche full text sur le titre des documents

      Oui

      Oui

      Possibilité de rechercher un terme exact

      Oui

      Oui*

      Possibilité de retirer un terme exact lors d’une recherche

      Non

      Oui

      Versioning

      Oui

      Oui

      Workflow – Flux décisionnel

      Oui (manuels)

      Oui*

      Workflow – Flux de travail

      Oui (manuels)

      Oui*

      Affichage de l’historique de modification des documents

      Non

      Oui

      Affectation de tâches aux documents

      Non

      Oui

      Envoi de la liste des documents modifiés ou nouveaux par mail

      Oui

      Oui

      Recherche full text sur classeurs

      Non

      Oui

      Recherche full text sur documents en corbeille

      Non

      Oui

      Outils de maintenance (restauration, repositionnement, …)

      Non

      Oui

      Recherche transversale via catégorie de documents

      Oui

      Oui

      Compatibilité avec Outlook

      Oui

      Oui

      Nombre de dossiers surveillés

      1

      Multiples

      Possibilité d’export des documents

      Oui

      Oui

      Interface Web

      Non

      Partielle

      Droits de création des classeurs déportés

      Non

      Oui

      * Fonctionnalité optimisée par rapport à la version précédente

    • Système

      Version 1

      Version 2

      Compatible TSE

      Partiellement

      Oui

      Compatible VDI

      Partiellement

      Oui

      Intégration du logiciel dans Windows

      Oui

      Oui*

      Dépôt de documents supérieurs à 1Go

      Non

      Oui

      Compatibilité avec Outlook

      Oui

      Oui

      Compatible Windows XP, Vista, Seven (x32 / x64)

      Oui

      Oui

      Compatible Windows 8 et 8.1 (x32 / x64)

      Partiellement

      Oui

      Stockage extensible

      Oui

      Oui

      Occupation mémoire de Clarisse sur le poste client

      Moyenne

      Réduite

      Compression des documents lors des transferts

      Oui

      Oui

      Compression des documents sur le serveur

      Oui

      Oui

      * Fonctionnalité optimisée par rapport à la version précédente

    • Productivité

      Version 1

      Version 2

      Recherche rapide

      Oui

      Oui*

      Dépôt rapide

      Oui

      Oui

      Dépôt de plusieurs documents simultanément

      Oui

      Oui

      Mémorisation des paramètres d’interface

      Non

      Oui

      Simplicité d’utilisation

      Oui

      Oui*

      Lecture rapide des informations liées à un document

      Partiellement

      Oui

      * Fonctionnalité optimisée par rapport à la version précédente

    • Sécurité

      Version 1

      Version 2

      Cryptages des données entre le client et le serveur

      Oui

      Oui

      Cryptage des données sur serveur

      Oui

      Oui

      Traçabilité des modifications apportées aux documents

      Oui

      Oui

      Gestion des droits

      Oui

      Oui*

      Compression des documents lors des transferts

      Oui

      Oui

      Compression des documents sur le serveur

      Oui

      Oui

      Interaction avec l’Active Directories (AD)

      Oui

      Oui*

      * Fonctionnalité optimisée par rapport à la version précédente